Mindannyian éreztük már azt nap végén, hogy kimerültek vagyunk, miközben szinte semmilyen feladatot nem sikerült elvégeznünk. Bizonyos munkakörökben ez az érzés szinte mindennapos, aminek a multitasking az oka. A figyelmünk folyamatos átváltása a munkavégzés, az e-mailek azonnali elolvasása és megválaszolása, a telefonhívások, a kollegák kérdései és az egyéb irodai, otthoni zajok és zavarok között jelentősen lerontja a hatékonyságot és frusztrálttá tesz. Tudatossággal és gyakorlással azonban úrrá lehet lenni ezen.

A figyelmünk állandó elterelődése miatt szétszórttá válnak gondolataink, ami egy rakás félbehagyott feladatot eredményez. Ez nyilván a túlterheltség és fáradtság érzését hozza magával. És ha egy mozgalmas, fárasztó nap végén még azt sem érezzük, hogy sikerült pontot tennünk legalább néhány feladat végére, az garantáltan motiválatlanná tesz minket. Kikövezett út a kiégés felé.

A hatékonyság javításához elengedhetetlen a figyelemelterelés megszűntetése, a figyelmünkkel való tudatos gazdálkodás. Ehhez három lépésre van szükség: először is tudatosítani kell, hogy mi az, ami eltereli a figyelmünket, le kell küzdeni az ezt kiváltó rossz szokásokat és fel kell osztani gyors és könnyen elvégezhető egységekre az elmélyülést igénylő nagyobb feladatokat.

Az első lépés tehát a tudatosítás, hiszen nehéz leküzdeni egy olyan szokást, amiről nem is tudjuk, hogy rendelkezünk vele. Próbáljuk észrevenni, hogy milyen gyakran és miért engedjük elterelődni a figyelmünket. Minden alkalommal, mikor azon kapjuk magunkat, hogy félbehagytunk egy feladatot, de ezt nem szándékosan tettük, írjuk fel egy papírra és próbáljunk rájönni, hogy mi lehetett a kiváltó ok.

Ha már ismerjük az okait a figyelemhiányunknak, találjunk módot ezek legyőzésére. Például találjuk ki, hogy mit mondhatnánk a kollegáknak, mikor fókuszált munkavégzésben vagyunk, hogy ne zavarjanak minket, vagy találjunk megoldást arra, hogyan ne nyúljunk folyton a telefonunkért. Próbáljuk ki ezeket a módszereket, idővel rá fogunk jönni, hogy melyik működik és melyik nem.

A harmadik lépés, amivel megkönnyíthetjük a nagyobb elmélyülést igénylő feladatokkal való megbirkózást, ha kisebb és konkrétabb egységekre bontjuk azokat. Ha például egy jelentést kell elkészíteni, kezdhetjük azzal a feladategységgel, hogy felsorolunk négy pontot, amiről a jelentés szólni fog. Minél egyszerűbbnek, és gyorsan elvégezhetőnek tűnik egy feladat, annál nagyobb eséllyel állunk neki és végezzük el. A legnehezebb mindig az elkezdés.

2020.08.13.