Vállalkozónak lenni nehéz munka, mivel a vállalkozással kapcsolatos összes feladat elvégzése a kezdeti szakaszban egyedül a te feladatod. A vállalkozói lét nem ér véget a munkaidő lejáratával, hisz nincs is igazán behatárolt munkaidő. Azonban nem csak miattad – gondolj csak a kiégésére - de vállalkozásod szempontjából is fontos, hogy időnként le tudd tenni a munkát és feltöltődj. Ha túlzottan a vállalkozásod rabja leszel, egyfajta nélkülözhetetlen munkaerővé válsz, azzal a növekedés útjába állsz, te magad leszel a szűk keresztmetszet.

Ahhoz, hogy ne állj a saját és vállalkozásod sikerének útjába, ultra-hatékonnyá kell válni, olyan csapatot kell tudnod szervezni, amely nem igényel folyamatos felügyeletet. Ezzel egyúttal azt is eléred, hogy akár heteket távol tudj maradni a céged mindennapos ügyeitől, helyette pihenj, átgondold a jövőt és stratégiát alkoss, hisz vállalkozóként ez a legfőbb feladatod. Az alábbiak segítenek ennek elérésében.

1. Készíts részletes időelemzést

Talán te is azon vállalkozók közé tartozol, akik állandóan elfoglaltak, ezért sosincs idejük arra, hogy elmélyüljenek a stratégiaalkotásban, a vízióalkotásban, a kreatív gondolatokban. Ennek gyakran a figyelmed folyamatos elterelése az oka, amit okozhat a csapatodtól érkező folyamatos kérdések hada, a családod hívásai, vagy akár az e-mail és közösségi média értesítések áradata. Első lépésként tehát érdemes felmérned, hogy tulajdonképpen mire megy el az időd.

Készíts néhány napig részletes időelemzést: írd le, hogy milyen feladatot végzel, hányszor váltasz a feladatok között, hány alkalommal szakítod meg a folyamatot ilyen-olyan okokból. Talán te magad is meg fogsz döbbenni, hogy mennyire kevés időt töltesz valóban fókuszált munkavégzéssel.

Miután módszeresen áttekintetted a heti feladataid listáját, gondold végig, hogy melyek azok a feladatok, amiktől akár meg is szabadulhatnál, amiket le lehetne rövidíteni – tipikusan ilyenek a meetingek – illetve amiket valamelyik csapattagnak át tudnál adni. Így akár értékes órákat is fel tudsz szabadítani a hetedből.

2. Nevezz ki egy helyettest

Találj egy megbízható személyt, aki távollétedben képes kezelni a vállalatvezetői feladatokat. Nem kell, hogy az illető a lehetséges utódod legyen, vagy hogy ugyanolyan ismeretekkel és képességekkel rendelkezzen, mint te magad. A legfontosabb, hogy egyértelmű legyen számára, hogy milyen döntéseket hozhat meg nélküled, és hogy a csapat többi tagja is tisztában legyen vele, hogy távollétedben ő a felelős.

3. Delegálj, de hatékonyan!

Az egyik legnagyobb időrabló tevékenység a csapattól érkező kérdések megválaszolása olyan feladatokkal kapcsolatban, amiket korábban már átruháztál. Ez akkor fordul elő, ha a feladattal megbízott nem rendelkezik az elvégzéshez szükséges információkkal vagy döntési jogkörrel, esetleg önbizalommal, ami a döntés meghozatalához szükséges.

A feladatok átadásának egy gyors és egyszerű módja oktató videó készítése. A videó előnye, hogy biztosan nem marad ki belőle egy lépés sem, hiszen felvétel közben valóban elvégzed a feladatot. A csapat pontosan látja, hogyan kell elvégezni a feladatot és az mennyi időt vesz igénybe.

A digitálisan elvégezhető feladatokhoz használj valamilyen számítógépen elérhető képernyőrögzítő szoftvert, az egyéb feladatokat vedd videóra telefonod segítségével. Tartsd ezeket a videókat mappákba rendezve olyan központi helyen, amelyhez az egész csapat hozzáférhet.

4. Igazítsd a terveidet a valósághoz

Ami járvány előtt működött, amikor például a gyerekeid még iskolában jártak, lehet, hogy már nem érvényes, a terveidet tehát időről időre, az életében zajló események alapján módosítani kell. Most, mikor az egész család otthon tölti a napjait, lehet, hogy még több feladatot át kell adnod, le kell rövidítened, vagy hátrébb kell sorolnod. Hasonlóképpen, ha vállalkozásodnak éppen mozgalmas szezonja van, szintén módosítanod kell a terveiden. Időről időre tehát meg kell ismételned az időelemzést és a feladat delegálást.

5. Menj el egy „teszt-nyaralásra”

Mielőtt valóban hosszabb időre kivonnád magad vállalkozásod mindennapjaiból, tégy egy próbát. Jelentsd be a csapatodnak, hogy hetente egy napon nem leszel elérhető, vagy vegyél ki egy hosszú hétvégét. Ha valami ez alatt a tesztidőszak alatt nem stimmel, finomíts a rendszeren. Folytasd a feladatok rövidítését, delegálását, a csapat képzését mindaddig, míg minden létfontosságú üzleti feladatot sikeresen el tudnak látni néhány hétig akár nélküled is.

2021.03.29.